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Administrative Assistant (IT) [#4038]

Montreal North-Shore, QC
Alteo is looking for an Administrative Assistant (IT) for a permanent position based in Montreal North Shore.

*** Hybrid: 20% office + 80% telecommuting ***

Reporting to the General Manager, you will be responsible for supporting the management team in the administrative and procurement activities of the organization. Working on a time-sharing basis between the telecommute and our Boisbriand business offices, you will work closely with the entire team, in addition to building strong relationships with our network of clients and suppliers. This is a full-time position with the possibility of converting to a 4-day week. As a strong communicator, you will be responsible for the day-to-day management of our customers' supply requests as well as some payables and receivables management. You are comfortable in an entrepreneurial and dynamic environment having to juggle with different types of stakeholders from all levels of hierarchy and know how to be structured and structuring for our customers and partners.

Responsibilities:
> Administration and finance
  • Payables processing
  • Follow-up of receivables
  • Validation of time sheets
  • Management of the monthly billing process for services
  • Follow-up of contract renewals
  • Ensure the proper maintenance of client files
> Procurement
  • Participate in the management of our clients' purchase requests
  • Management of quotes and purchase orders
  • Follow-up of deliveries and communication of status to customers
  • Follow-up and update of inventory assets
  • Update of our supplier register

Profile:
  • DEC in administrative or office technology
  • 3 to 5 years in a similar position
  • Experience in a small to medium-sized business environment
  • Excellent knowledge of the Office software suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Knowledge of the Quickbooks platform (an asset)
  • Customer oriented approach
  • Sense of urgency
  • Ability to maintain productive professional relationships with internal and external collaborators
  • Ability to plan and manage multiple files at once
  • Sense of initiative, autonomy, creativity and flexibility
  • Versatility, enthusiasm and attention to detail.
  • Excellent communication skills
  • Excellent command of oral and written French
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Alteo est à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administrative (TI) pour un poste permanent basé à Montréal Rive-Nord.

*** Hybride : 20% bureau + 80% télétravail ***

Relevant du Directeur général, vous serez responsable de soutenir l’équipe de direction dans les activités administratives et d’approvisionnement de l’organisation. En temps partagé entre le télétravail et nos bureaux d’affaires de Boisbriand, vous travaillerez en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe, en plus d’établir des liens de solides avec notre réseau de clients et de fournisseurs. Il s’agit d’un poste à temps plein avec possibilité de convertir vers une poste de 4 jours semaines. Communicateur hors pair, vous serez en charge de la gestion quotidienne des demandes d’approvisionnement de nos clients ainsi qu’une partie de la gestion des payables et des recevables. Vous êtes est à l’aise dans un environnement entrepreneurial et dynamique ayant à jongler avec différents types de parties prenantes de tous les niveaux hiérarchiques et savez être structuré et structurant pour nos clients et partenaires.

Responsabilités:
> Administration et finances
  • Traitement des payables
  • Suivi des recevables
  • Validation des feuilles de temps
  • Gestion du processus de facturation mensuelle des services
  • Suivi des renouvellements de contrats
  • Assurer la bonne tenue des dossiers clients
> Approvisionnement
  • Participer à la prise en charge les demandes d’achat de nos clients
  • Gestion des devis et bon de commande
  • Suivi des livraisons et communication des statuts aux clients
  • Suivi et mise à jour des actifs d’inventaires
  • Mise à jour de notre registre des fournisseurs

Profil:
  • DEC en technique administrative ou de bureautique
  • 3 à 5 ans dans un poste similaire
  • Expérience dans un contexte de petite et moyenne entreprise
  • Excellente connaissance de la suite de logiciel Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Connaissance de la plateforme Quickbooks (un atout)
  • Approche orientée client
  • Sens de l’urgence
  • Facilité à maintenir des relations professionnelles productives avec les collaborateurs internes et externes
  • Aptitude à planifier et gérer différents dossiers à la fois
  • Sens de l’initiative, autonomie, créativité et flexibilité
  • Polyvalence, enthousiasme et soucis du détail.
  • Excellente communication
  • Excellente maîtrise du français oral et écrit

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